Το κόστος ενός επαγγελματικού ταξιδιού δεν είναι μόνο η τιμή του εισιτηρίου. Είναι και οι αλλαγές της τελευταίας στιγμής, ο ΦΠΑ που δεν επιστρέφεται, τα χαμένα παραστατικά και ο χρόνος που ξοδεύουν οι εργαζόμενοι για να κλείσουν μόνοι τους κρατήσεις. Οι περισσότερες εξοικονομήσεις έρχονται από κανόνες και οργάνωση, όχι από το κυνήγι προσφορών.
1. Γραπτή ταξιδιωτική πολιτική
Μια σύντομη πολιτική ορίζει θέση πτήσης, κατηγορία ξενοδοχείου, ανώτατα ποσά και ποιος εγκρίνει. Χωρίς αυτή, κάθε ταξίδι είναι εξαίρεση. Δείτε αναλυτικά το άρθρο για την Εταιρική Ταξιδιωτική Πολιτική.
2. Κρατήσεις νωρίς, με κανόνα
Ορίστε ελάχιστο χρόνο κράτησης, π.χ. 14 ημέρες πριν για πτήσεις εξωτερικού. Οι κρατήσεις της τελευταίας στιγμής κοστίζουν συνήθως πολύ περισσότερο και έχουν αυστηρότερους όρους αλλαγής.
3. Σωστός ναύλος, όχι απλώς ο φθηνότερος
Ο φθηνότερος ναύλος συχνά δεν επιτρέπει αλλαγή ή επιστροφή. Για ταξίδια με αβέβαιο πρόγραμμα, ένας ελαφρώς ακριβότερος ναύλος με δωρεάν αλλαγή βγαίνει τελικά φθηνότερος.
4. Συμφωνημένες εταιρικές τιμές
Αν πηγαίνετε συχνά στις ίδιες πόλεις, το ταξιδιωτικό γραφείο μπορεί να διαπραγματευτεί εταιρικές τιμές με ξενοδοχεία και να αξιοποιήσει εταιρικά προγράμματα αεροπορικών εταιρειών. Ο όγκος σας είναι διαπραγματευτικό χαρτί.
5. Ένα κανάλι κρατήσεων
Όταν κάθε εργαζόμενος κλείνει μόνος του σε διαφορετικά sites, χάνετε την εικόνα των εξόδων και τη δυνατότητα διαπραγμάτευσης. Με ένα ταξιδιωτικό γραφείο έχετε μία πηγή κρατήσεων, μία κεντρική τιμολόγηση και υποστήριξη 24/7 σε απρόοπτα.
6. Ομαδοποίηση ταξιδιών και εναλλακτικές
Συνδυάστε συναντήσεις στην ίδια πόλη σε ένα ταξίδι. Αξιολογήστε αν μια συνάντηση γίνεται online. Για εσωτερικό, συγκρίνετε πτήση, πλοίο και αυτοκίνητο με βάση τον συνολικό χρόνο και όχι μόνο το εισιτήριο.
7. Σωστά παραστατικά: λιγότερος φόρος
Τα έξοδα ταξιδιού εκπίπτουν από το φορολογητέο εισόδημα της επιχείρησης όταν πληρούν τα κριτήρια του άρθρου 22 του ν. 4172/2013: γίνονται προς το συμφέρον της επιχείρησης, αντιστοιχούν σε πραγματική συναλλαγή και καταχωρούνται στα βιβλία με νόμιμο παραστατικό. Αν μια πληρωμή ξεπερνά τα 500 €, πρέπει να γίνει με τραπεζικό μέσο (κάρτα ή έμβασμα) για να αναγνωριστεί.
Κάθε χαμένη απόδειξη ή παραστατικό χωρίς ΑΦΜ της εταιρείας είναι δαπάνη που δεν εκπίπτει.
8. Ο ΦΠΑ των ταξιδιών είναι κόστος
Σύμφωνα με το άρθρο 30 του Κώδικα ΦΠΑ, ο ΦΠΑ σε δαπάνες στέγασης, τροφής, μετακίνησης και ψυχαγωγίας του προσωπικού δεν εκπίπτει. Προστίθεται στο κόστος της δαπάνης (και εκπίπτει μαζί της στη φορολογία εισοδήματος). Γι’ αυτό συγκρίνετε πάντα τελικές τιμές με ΦΠΑ.
9. Εταιρική κάρτα αντί για προκαταβολές
Η εταιρική κάρτα καταγράφει αυτόματα κάθε πληρωμή, καλύπτει τον κανόνα των 500 € και μειώνει τον χρόνο συμφωνιών. Οι μετρητές προκαταβολές δυσκολεύουν τον έλεγχο.
10. Μετρήστε για να βελτιώσετε
Ζητήστε από το ταξιδιωτικό γραφείο μηνιαία αναφορά: κόστος ανά τμήμα, μέσος χρόνος κράτησης, κόστος αλλαγών. Δείτε το άρθρο για το Reporting προς λογιστήριο και διοίκηση.
Συμβουλή ταξιδιωτικού γραφείου
Ξεκινήστε από τα τρία πιο συχνά δρομολόγια της εταιρείας σας. Εκεί η διαπραγμάτευση τιμών και ο κανόνας έγκαιρης κράτησης φέρνουν τα πρώτα ορατά αποτελέσματα.
Συχνές ερωτήσεις
Εκπίπτουν τα έξοδα ταξιδιού των εργαζομένων; Ναι, όταν συνδέονται με τη δραστηριότητα της επιχείρησης και τεκμηριώνονται με νόμιμα παραστατικά (ν. 4172/2013, άρθρο 22).
Εκπίπτει ο ΦΠΑ του ξενοδοχείου; Όχι, κατά κανόνα· προστίθεται στο κόστος της δαπάνης.
Πηγές: lsa.gr – Έξοδα ταξιδιών ως εκπιπτόμενες δαπάνες · taxheaven.gr – Πίνακας μη εκπιπτόμενων δαπανών · e-forologia.gr – Έξοδα ταξιδίων · forolink.gr – Εκπιπτόμενες δαπάνες
Ισχύς άρθρου: Το άρθρο έχει ισχύ με βάση τη φορολογική νομοθεσία όπως παρουσιάζεται στις πηγές (πιο πρόσφατη πηγή: 15/06/2026, forolink.gr). Για την εφαρμογή στη δική σας επιχείρηση συμβουλευτείτε τον λογιστή σας.
Φωτογραφία: Marc Chouinard / StockSnap.io, CC0 – ελεύθερη χρήση (πηγή)