Η εταιρική ταξιδιωτική πολιτική είναι ένα σύντομο εσωτερικό κείμενο που λέει ποιος ταξιδεύει, πώς, με τι κόστος και με ποια έγκριση. Μειώνει τα έξοδα, προστατεύει τους εργαζόμενους και κάνει τη λογιστική τεκμηρίωση απλή. Μια καλή πολιτική χωρά σε 2–4 σελίδες.
Γιατί τη χρειάζεται κάθε εταιρεία
- Έλεγχος κόστους: ενιαίοι κανόνες αντί για διαπραγμάτευση σε κάθε ταξίδι.
- Φορολογική τεκμηρίωση: οι δαπάνες εκπίπτουν μόνο όταν αποδεικνύεται ότι έγιναν για την επιχείρηση (ν. 4172/2013, άρθρο 22). Η πολιτική και η έγκριση είναι μέρος αυτής της απόδειξης.
- Ασφάλεια εργαζομένων: ο εργοδότης έχει γενική υποχρέωση να μεριμνά για την ασφάλεια και την υγεία των εργαζομένων κατά την εργασία (ν. 3850/2010), που καλύπτει και την εργασία εκτός έδρας.
- Δικαιοσύνη: όλοι γνωρίζουν εκ των προτέρων τι καλύπτεται.
Τα 9 κεφάλαια μιας πλήρους πολιτικής
- Πεδίο εφαρμογής: ποιους αφορά (εργαζόμενους, συνεργάτες, υποψηφίους) και ποια ταξίδια.
- Εγκρίσεις: ποιος εγκρίνει, πότε (πριν την κράτηση), με ποιο έντυπο ή σύστημα.
- Κρατήσεις: υποχρεωτικό κανάλι (π.χ. το ταξιδιωτικό γραφείο) και ελάχιστος χρόνος κράτησης.
- Αεροπορικά: θέση (οικονομική έως X ώρες πτήσης), αποσκευές, επιλογή θέσης, προγράμματα επιβράβευσης.
- Διαμονή: κατηγορία ξενοδοχείου και ανώτατο ποσό ανά πόλη.
- Μετακινήσεις στον προορισμό: ταξί, ενοικίαση αυτοκινήτου, ΜΜΜ, χρήση ιδιωτικού αυτοκινήτου.
- Ημερήσια έξοδα: σίτιση και μικροέξοδα, με ημερήσιο όριο ή με παραστατικά.
- Ασφάλεια και ασφάλιση: ταξιδιωτική ασφάλιση, χώρες υψηλού κινδύνου, επικοινωνία έκτακτης ανάγκης.
- Εκκαθάριση εξόδων: προθεσμία υποβολής, απαιτούμενα παραστατικά, τρόπος απόδοσης.
Ενδεικτικός πίνακας ορίων
Τα ποσά είναι παράδειγμα· προσαρμόζονται στον κλάδο και στον προϋπολογισμό σας.
| Κατηγορία | Στελέχη | Λοιποί εργαζόμενοι |
|---|---|---|
| Πτήση έως 4 ώρες | Οικονομική με ευέλικτο ναύλο | Οικονομική |
| Πτήση άνω των 6 ωρών | Business (κατόπιν έγκρισης) | Premium economy ή οικονομική |
| Ξενοδοχείο | Έως 4 αστέρων | Έως 3–4 αστέρων |
| Κράτηση πτήσης | Τουλάχιστον 7 ημέρες πριν | Τουλάχιστον 14 ημέρες πριν |
Ημερήσια αποζημίωση ή απόδοση με παραστατικά
Υπάρχουν δύο βασικά μοντέλα. Στην απόδοση με παραστατικά, ο εργαζόμενος προσκομίζει αποδείξεις με τον ΑΦΜ της εταιρείας και αποζημιώνεται για το πραγματικό ποσό. Στη σταθερή ημερήσια αποζημίωση, λαμβάνει προκαθορισμένο ποσό ανά ημέρα. Η φορολογική μεταχείριση διαφέρει ανάλογα με το μοντέλο, γι’ αυτό η επιλογή γίνεται μαζί με τον λογιστή.
Προσωπικά δεδομένα (GDPR)
Η κράτηση απαιτεί στοιχεία διαβατηρίου, ημερομηνίες γέννησης και μερικές φορές διατροφικές ή ιατρικές προτιμήσεις. Η πολιτική πρέπει να ορίζει ποιος έχει πρόσβαση, πού φυλάσσονται και για πόσο χρόνο, σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 και τον ν. 4624/2019. Ζητήστε από το ταξιδιωτικό γραφείο σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων.
Συμβουλή ταξιδιωτικού γραφείου
Μην γράψετε πολιτική 30 σελίδων. Ξεκινήστε από τα κεφάλαια 2, 3, 5 και 9, που λύνουν τα περισσότερα προβλήματα, και αναθεωρείτε την πολιτική μία φορά τον χρόνο με βάση τα πραγματικά δεδομένα των ταξιδιών.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι υποχρεωτική η ταξιδιωτική πολιτική; Δεν προβλέπεται ως ρητή νομική υποχρέωση, αλλά διευκολύνει την απόδειξη των δαπανών και την τήρηση των υποχρεώσεων ασφάλειας του εργοδότη.
Ποιος πρέπει να την υπογράφει; Η διοίκηση, και κοινοποιείται εγγράφως σε όλους τους εργαζόμενους που ταξιδεύουν.
Πηγές: ν. 4172/2013 άρθρο 22 – lsa.gr · Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679 – EUR-Lex
Ισχύς άρθρου: Το άρθρο έχει ισχύ με βάση τη νομοθεσία όπως ίσχυε κατά την ημερομηνία σύνταξης (01/10/2026). Τα ποσά του πίνακα είναι ενδεικτικά.
Φωτογραφία: Startup Stock Photos / StockSnap.io, CC0 – ελεύθερη χρήση (πηγή)